Poradnik urlopowicza 2016

1. Kiedy pierwszy raz na urlop

Pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę, w danym roku kalendarzowym uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego przepracowanego miesiąca w wymiarze 1/12 rocznego urlopu. Urlop cząstkowy, nabywany z upływem miesiąca pracy, ma charakter samodzielny, co oznacza, że po każdym miesiącu pracy może być wykorzystywany.

Prawo do kolejnego urlopu będzie przysługiwało pracownikowi wraz z początkiem następnego roku kalendarzowego, już w pełnym wymiarze.

2. Wymiar urlopu

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy danego pracownika i jest to:

  • 20 dni, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
  • 26 dni, gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat

3. Staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu pracownika

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się:

  • wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu i sposób ustania stosunku pracy,
  • okresy nauki w szkole, maksymalnie można doliczyć 8 lat, jeśli pracownik skończył edukację w szkole wyższej.

Ważne!

Okresu pobierania zasiłku dla bezrobotnych nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego.

Jeśli pracownik był zatrudniony i jednocześnie się uczył, do stażu wlicza się bądź okres zatrudnienia, bądź okres nauki, w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

4. Udzielanie urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy może być podzielony na części, z tego przynajmniej jedna część wypoczynku musi trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który stanowi kompromis między planami wakacyjnymi pracownika a koniecznością zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu pracy. Pracodawca może zrezygnować z ustalania planu urlopów i wówczas termin urlopu jest ustalany po porozumieniu z pracownikiem. Pracownik nie planuje tzw. urlopów na żądanie (4 dni w roku kalendarzowym).

5. Urlop na żądanie (art. 1672 k.p.)

Pracodawca jest obowiązany do udzielenia urlopu na żądanie pracownika, które może być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Skoro kodeks nie wprowadza żadnych wymogów co do formy zgłoszenia tego żądania, to oznacza, że pracownik może to uczynić w dowolny sposób.

Ważne!

W orzecznictwie przeważa rygorystyczny pogląd, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie bez udzielenia go przez pracodawcę (por. wyrok SN z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08).

Co do zasady jednak pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika, jeśli nie występują żadne szczególne okoliczności uzasadniające odmowę.

6. Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu (art. 167 k.p.)

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria urządzeń, kontrola z urzędu skarbowego). Przykładowo: nie można wymagać od pracownika przerwania urlopu w związku z koniecznością wykonania rutynowych obowiązków.

Odwołanie pracownika z urlopu ma charakter polecenia służbowego. W konsekwencji odmowa jego wykonania może być uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Jednocześnie § 2 omawianego artykułu nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (np. koszty przejazdu czy zakwaterowania, koszty opłacenia wycieczki w biurze podróży).

7. Zaległy urlop wypoczynkowy

Urlop niewykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu i musi udzielić mu urlopu przed końcem września. W wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

8. Przesunięcie terminu urlopu

Wcześniej ustalone terminy urlopu wypoczynkowego mogą być zmieniane z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. Przepisy prawa pracy przewidują również obowiązkowe przesunięcie urlopu wypoczynkowego, na skutek takich okoliczności, jak:

  • choroba,
  • odosobnienie związane z chorobą zakaźną,
  • powołanie na ćwiczenia wojskowe lub szkolenie wojskowe do 3 miesięcy,
  • urlop macierzyński.

Wtedy pracodawca obowiązkowo przesuwa pracownikowi urlop na inny termin (art. 165 k. p.).

9. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pracownika uwzględnia się składniki wynagrodzenia w łącznej wysokości wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

10. Czy pracodawca może dofinansować wypoczynek pracownika?

Nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca w przepisach zakładowych przewidział możliwość dofinansowania do wypoczynku pracownika i jego rodziny. Jeśli jednak świadczenia miałyby korzystać ze zwolnienia od składek na ubezpieczenia społeczne i zwolnienia podatkowego, to muszą być przyznawane w oparciu i na zasadach przewidzianych w ustawie o ZFŚS, czyli m.in. z zastosowaniem tzw. kryterium socjalnego i w wysokości określonej przez regulamin funduszu.

11. W regulaminie funduszu znajduje się zapis, zgodnie z którym prawo do świadczeń z funduszu przysługuje pracownikom, którzy przepracowali w zakładzie jeden rok. Czy taki zapis jest prawidłowy?

Okres zatrudnienia u danego pracodawcy nie może decydować o tym, czy pracownik może ubiegać się o pomoc z funduszu. Staż pracy nie stanowi bowiem kryterium socjalnego. W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) Sąd Najwyższy potwierdził, że „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”. Taki zapis regulaminu jest więc niezgodny z przepisami ustawy o ZFŚS i powinien zostać zmieniony.

12. Pojęcie „wspólnego gospodarstwa domowego” w kontekście ZFŚS

Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Na gruncie prawa rodzinę tworzą małżonek, dzieci własne, dzieci przysposobione, dzieci przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej (np. wnuki). Konkubent nie jest traktowany jako rodzina.

Pracodawca może wskazać w regulaminie również inne osoby, którym przyzna prawo korzystania z funduszu.

13. Czy dopłaty do wypoczynku dziecka pracownika są zwolnione od opodatkowania?

Dopłaty do wypoczynku sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

  • dopłaty dotyczą wypoczynku lub przejazdów dzieci i młodzieży do lat 18,
  • wypoczynek jest zorganizowany,
  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
  • wypoczynek ma formę wczasów, kolonii, obozu, zimowiska, w tym również połączonych z nauką, lub związany jest z pobytem na leczeniu sanatoryjnym w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych.

14. Czy świadczenie urlopowe i „wczasy pod gruszą” to te same świadczenia?

„Wczasy pod gruszą” to dofinansowanie urlopu wypoczynkowego z zakładowego funduszu socjalnego, a świadczenie urlopowe to kwota wypłacana przez pracodawcę, który funduszu nie tworzy. Warto przy tym przypomnieć, że pracodawca poza sferą budżetową może ani nie wypłacać świadczenia urlopowego, ani nie tworzyć funduszu socjalnego.

Zasady wypłacania „wczasów pod gruszą” określa regulamin ZFŚS.

Natomiast zasady przyznawania świadczenia urlopowego są wprost określone w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015, poz. 111 ze zm.). Zgodnie z nimi świadczenie urlopowe przysługuje raz w roku, po wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni.

Stan prawny na 20.06.2016 r.

Maria Szwajkiewicz

Download PDF
Powrót Drukuj stronę