W poszukiwaniu straconego czasu

Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić
Albert Einstein

 

 

Czas – jedno z najważniejszych pojęć filozoficznych, określa kolejność zdarzeń oraz odstępy między zdarzeniami. Jest dobrem rzadkim. Czasu nie da się kupić ani zaoszczędzić, nie da się go zmagazynować i niczym zastąpić. Upływa stale i nieodwracalnie. Codziennie każdy z nas ma go tyle samo. Pracownik, który przepracował 25 lat, spędził w pracy około 50 tysięcy godzin. Od tego, jak wykorzystamy te godziny, będzie zależała nasza obecna kariera i przyszła emerytura.

 

Złodzieje czasu
Podobno czasem nie da się zarządzać, można jedynie doskonalić zarządzanie sobą w czasie
Problem polega na tym, że większość osób nie potrafi racjonalnie go zagospodarować. Aby to poprawić należy przeprowadzić kilkudniowe obserwacje przebiegu dnia. Polega to na tym, że po prostu notujemy wszystkie kolejne zajęcia z kilkuminutową dokładnością. Notujemy spotkania, rozmowy, telefony, czas pracy merytorycznej, przerwy zaplanowane i niezaplanowane. Następnie analizujemy notatki, zwracając szczególną uwagę na to, które zajęcia się przeciągnęły i jaki był tego powód, ile razy i z jakich przyczyn przerywano nam pracę. Notatki robione przez kilka dni pokażą, w jaki sposób organizujemy dzień pracy, poznamy zakłócenia, własnych „złodziei czasu”. Czyli czynniki zewnętrzne i wewnętrzne. Zewnętrzne czynniki przyczyniające się do straty czasu to oddziaływania środowiska, np. problemy z komputerem i Internetem, nadmiar korespondencji elektronicznej, udział w zebraniach, rozmowy ze współpracownikami, poszukiwanie zgubionych przedmiotów, osoby odwracające naszą uwagę od zadań. Przyczyny wewnętrzne to, mówiąc wprost, nasze cechy, które powodują opóźnienia. Są elementem własnej osobowości, trudno jest więc powiązać je ze nieekonomiczną organizacją czasu pracy. Wewnętrzne czynniki straty czasu to przede wszystkim: brak asertywności, unikanie delegowania zadań, nieumiejętność ustalania priorytetów, wykonywanie wielu zadań w tym samym czasie, odkładanie pracy na potem, nieumiejętność koncentracji, brak odpoczynku.

 

Metody
Istnieje co najmniej kilka praktycznych sposobów radzenia sobie z niekontrolowanym upływem czasu, jednym z nich jest precyzyjne określanie celów zawodowych, ponieważ jasne określenie celu ułatwia jego osiągnięcie. Poprawnie sformułowany cel powinien spełniać kryterium SMART. Określenie to jest skrótem pochodzącym z języka angielskiego, w przełożeniu na język polski oznacza, że cel powinien być: S – specific, musi być jasno sprecyzowany; M – measurable, cel powinien być mierzalny; A – ambitious – powinien być ambitny, ponieważ ambitne cele motywują do działania; R – realistic, realistyczny, osadzony w realnym otoczeniu, T – timely, powinien być osadzony w czasie, trzeba określić czas, w którym chcemy go zrealizować. Cele wyznaczone za pomocą metody SMART dobrze sprawdzają się przy celach krótko- i średnioterminowych, cele długoterminowe na ogół nie spełniają kryteriów metody.

Szukanie priorytetów, czyli odróżnianie rzeczy ważnych od pilnych
Umiejętność odróżniania rzeczy ważnych od pilnych pomaga w ustalaniu priorytetów wykonywanych zadań i podwyższa efektywność pracy. Jedną z metod wspomagających ustalenie priorytetów jest zasada Pareto. Opracowana przez włoskiego ekonomistę, głosi, że 80 procent wyników wypływa tylko z 20 procent przyczyn, to znaczy, że 80 procent produktywności pracownika jest wynikiem 20 procent dnia pracy. Większość ludzi uważa, że wszystkie przyczyny mają taką samą wagę, że każdy klient, produkt i kontakt jest tak samo ważny i korzystny dla przedsiębiorstwa. Tymczasem tylko kluczowe czynniki przyczyniają się do powstania najkorzystniejszych wyników. W praktyce oznacza to, że: 20 procent produktów firmy daje jej 80 procent zysków, 20 procent klientów przynosi 80 procent wartości sprzedaży.

 

Aktywne słuchanie
Większość dnia pracy spędzamy rozmawiając, ale czy rozumiemy się nawzajem? Przeprowadzone badania wskazują, że 40–70 procent czasu pracy spędzamy na rozmowach. Umiejętność aktywnego słuchania przyczynia się znacznie do zmniejszenia strat czasu. Aktywne słuchanie pozwala wytworzyć poczucie zaufania i akceptacji drugiej osoby Pomaga rozmówcy na dokładne zanalizowanie i organizację wypowiedzi, tak by prześledzić tok rozumowania rozmówcy. Techniki stosowane w treningu umiejętności aktywnego słuchania to: parafraza, czyli powtórzenie wypowiedzi naszego rozmówcy, ale w innej formie; klaryfikacja, tj. prośba o rozwinięcie tematu, który nie został całkowicie przez nas zrozumiany, można tutaj poprosić o podanie jakichś przykładów; zadawanie pytań, które pozwolą rozmówcy na szersze wypowiedzenie się i zachęcą do dalszej rozmowy; odzwierciedlanie uczuć, polegające na uświadomieniu rozmówcy jego uczuć.
Racjonalne zarządzanie czasem nie jest sztuką tak trudną, aby większość z nas nie mogła jej opanować. Przeszkody, które pojawiają się w trakcie wypracowania tej umiejętności, raczej są wynikiem słabej samomotywacji niż nadmiaru zadań. Przedstawione wybrane metody mogą stanowić wstęp do rozwinięcia umiejętności zarządzania czasem. W praktyce funkcjonuje więcej metod służących doskonaleniu tego przymiotu. Rozwijają one umiejętność planowania i organizowania czasu pracy, zwiększają samomotywację do wykonywania zadań i, aby były skuteczne, powinny być dopasowane do osobistych predyspozycji, branży i zajmowanego stanowiska.

 

Renata Tkaczyk
r.tkaczyk@www.solidarnosc.gda.pl

Download PDF
Powrót Drukuj stronę